Nachweise liegen verteilt
Versicherungen, Zertifikate und Freistellungen stecken in E-Mails, Ordnern oder Excel-Listen.
Für Hausverwaltung und Facility Management
Dienstleister-Nachweise und Fristen im Blick.
Nachweiswächter organisiert Versicherungsnachweise, Zertifikate und Ablaufdaten externer Dienstleister. Sie sehen sofort, was gültig ist, was fehlt und welche Fristen bald ablaufen.
Fristen fallen zu spät auf
Ablaufdaten werden sichtbar, wenn eine Prüfung oder Erinnerung schon dringend ist.
Der Überblick fehlt
Nachweiswächter bündelt Status, Fristen und nächste Aktionen in einer klaren Übersicht.
Leistung
Alles Wichtige zu Nachweisen, Fristen und offenen Punkten.
Wir richten den Nachweisprozess für Ihren Bestand ein und machen sichtbar, welche Dienstleister-Unterlagen vorhanden, fehlend oder bald fällig sind.
Startbestand
Dienstleister, Nachweisarten und vorhandene Dokumente werden strukturiert erfasst.
Ampelstatus
Jeder Nachweis ist gültig, bald fällig, fehlend oder in Prüfung.
Erinnerungen
Fehlende oder ablaufende Unterlagen werden nach Freigabe angefragt.
Wochenreport
Der Report zeigt offene Punkte, Fristen und nächste Aktionen auf einen Blick.
Für wen
Gemacht für Teams mit vielen externen Dienstleistern.
Hausverwaltungen
für Dienstleister rund um Objekte, Wartung, Reinigung und Instandhaltung.
Facility Management
für wiederkehrende Nachweise, Zertifikate und Fristen mehrerer Partner.
KMU mit Dienstleistern
für Unternehmen, die Versicherungen und Nachweise nicht mehr in Excel pflegen wollen.
Ablauf
Einrichtung ohne komplizierte Software-Einführung.
Für den Start reichen eine Dienstleisterliste, vorhandene Unterlagen und die wichtigsten Ansprechpartner. Den sicheren Übergabeweg klären wir vorab.
Daten übergeben
Liste, Unterlagen und Kontakte werden über einen abgestimmten Kanal bereitgestellt.
Status aufbauen
Nachweise, Ablaufdaten und fehlende Unterlagen werden strukturiert geprüft.
Nachfassen
Dienstleister werden nach Freigabe gezielt an fehlende Nachweise erinnert.
Report nutzen
Der Wochenreport zeigt, wo Handlungsbedarf besteht.
DSGVO & sichere Abwicklung
Datenschutzbewusste Prozesse statt loser Versprechen.
Nachweiswächter verarbeitet nur Daten, die für Nachweisprüfung, Fristenüberwachung und Erinnerungen erforderlich sind.
AVV vor Start
Vor Verarbeitung echter Unterlagen wird eine Auftragsverarbeitung vereinbart.
Sichere Übergabe
Dokumente werden nicht über das Kontaktformular angenommen.
Begrenzter Zugriff
Zugriff erhalten nur autorisierte Personen im vereinbarten Prozess.
Wochenreport
Eine Übersicht, die sofort verständlich ist.
Der Report zeigt, wo Handlungsbedarf besteht und wer als Nächstes erinnert wird.
Dienstleister
Nachweis
Status
Nächste Aktion
RheinLift GmbH
Betriebshaftpflicht
läuft bald ab
Erinnerung in 7 Tagen
Sauber & Co.
Gewerbenachweis
gültig
Keine Aktion
Elektro Brandt
Freistellung
fehlt
Heute anfordern
Grünpflege West
Qualitätszertifikat
gültig
Prüfung in 90 Tagen
Organisation statt Beratung.
Nachweiswächter organisiert Unterlagen, Fristen und Erinnerungen. Fachliche Bewertungen bleiben bei internen Verantwortlichen oder externen Beratern.
Kontakt
Starten Sie mit 10 bis 30 Dienstleistern.
Der erste Schritt ist ein kurzer Abgleich: Dienstleisterzahl, vorhandene Nachweise, gewünschte Dokumenttypen und sicherer Übergabeweg.